Engasjement - forvaltning av fagsystem for barnehageadministrasjon

Helseetaten skal, på vegne av Byrådsavdeling for utdanning, anskaffe og etablere nytt administrasjonssystem for barnehager i Oslo kommune. Dette arbeidet er påstartet og prosjektet vil etter planen gå til sommeren 2026. Helseetaten forvalter dagens løsning på området (IST barnehage), og vi trenger en ekstra ressurs i teamet for å kunne ivareta nåværende løsning samtidig som prosjektet pågår. Vi har idag to forvaltningsressurser på barnehageområdet. Prosjektgruppen vil bestå av en prosjektleder, forvaltningsressurser fra Helseetaten, ressurser fra Oslo Origo, samt andre interne ressurser fra kommunen knyttet til ulike delområder.

Vi er primært på jakt etter deg som kjenner dagens barnehageløsning (IST barnehage) og opptaksprosess godt, sekundært deg som har god erfaring med å sette deg inn i fagsystemer,  integrasjoner og prosesser. En stor del av arbeidet vårt dreier seg om brukerstøtte og feilhåndtering, så du må komme lett i dialog med andre og være nysgjerrig og utforskende. Det er viktig at du er god på selvledelse, og ikke er redd for å ta tak i ukjente problemstillinger. Som informasjonsforvaltere har vi svært varierte arbeidsoppgaver, og det er viktig at du er innstilt på at noen oppgaver er spesifikke og tidkrevende rutineoppgaver. Andre oppgaver krever kreativitet og nysgjerrighet.

Våre primære samarbeidspartnere er brukerne av barnehagesystemet, det er både administrativt personale i bydelene og ansatte i barnehagene. I tillegg samarbeider vi tett med Byrådsavdelingen for utdanning, Oslo Origo, Utviklings- og kompetanseetaten og leverandører av løsningene våre.

Du som ansettes vil jobbe i team med to andre, men du vil også samarbeide med flere både i og utenfor Helseetaten. Stillingen er plassert i Fagsystemavdelingen, seksjon Oppvekst, der vi blant annet forvalter og videreutvikler kommunens sektorsystemer. Vi jobber tverrfaglig og på tvers i både avdelingen og i etaten.

Det er mulighet for å redusere stillingsstørrelsen. Det betyr at vi oppfordrer deg til å søke dersom du har mulighet til å jobbe minimum 60% hos oss i perioden, og det vil da også være mulig å endre stillingsstørrelsen underveis. Vi ber om at du beskriver dette i søknaden.

Det er mulighet for forlengelse av engasjementet utover august 2026.

Kvalifikasjoner:

Vi ber deg beskrive i søknadsteksten hvordan kravene oppfylles, der dette ikke fremkommer av CV. CV skal registreres i søknadsportalen.

• Utdanning fra universitet eller høyskole på minimum bachelor-nivå (relevante områder kan være IKT/Informatikk, samfunns- og/eller økonomiske og administrative fag, barnehagelærer) (relevant realkompetanse innen øvrige krav kan kompensere for manglende formalkompetanse)
• Gode kommunikasjons- og formidlingsevner på norsk, skriftlig og muntlig
• Kompetanse og erfaring innen informasjons-, opplærings- og dokumentasjonsarbeid
• God kjennskap til arbeidsverktøyene våre: Sharepoint og Teams
• Kjennskap til lovverk, forskrifter og retningslinjer for barnehageopptak og -administrasjon
• Kjennskap til offentlig forvaltning, inkludert gjeldende lovverk for informasjonssikkerhet og personvern
• Kjennskap til Oslo kommune styringsstruktur (politisk/administrativt)
• Det er en fordel med:
  • God kompetanse på fagsystemet IST Barnehage, samt opptaksprosessen for barnehager i Oslo
  • Videreutdanning/kurs innen ett eller flere av disse områdene: LEAN, team-arbeid, produktledelse, tjenestedesign, prosjektarbeid, personvern, informasjonssikkerhet
  • Kjennskap til ett eller flere av følgende fagsystemer, registre og integrasjoner: Agresso (økonomi og HR), KS Fiks, FREG, KRR
  • Kjennskap til kvalitetssystemet EQS og arkivsystemet Acos Websak

• Personlig egnethet vektlegges

Personlige egenskaper:

Vi ser etter deg som 

• skaper trygghet og tillitt i samarbeid med andre
• kan lede deg selv og styre din egen arbeidshverdag effektivt
• kan håndtere og holde oversikt over flere ulike oppgaver samtidig
• er målrettet og holder frister
  

Vi tilbyr:

Helseetaten holder til i flotte aktivitetsbaserte lokaler midt i Oslo sentrum. Vi har et arbeidsmiljø sterkt preget av tverrfaglighet, og vi samarbeider internt i seksjoner, avdelinger, etat og med en rekke offentlige og private virksomheter i og utenfor Oslo kommune. 

• Mulighet til å gjøre en forskjell for Oslo kommunes tjenestetilbud på barnehageområdet
• Gode lærings- og utviklingsmuligheter
• Gode muligheter til å påvirke egen arbeidsdag
• Automatisk og gratis medlemskap i kreativt bedriftsidrettslag!
• Fleksibel arbeidstid (kjernetid 9-14.30)
• Mulighet for delvis hjemmekontor etter avtale
• Lønn (ltr. 42-45) fastsettes på bakgrunn av erfaring og kompetanse. I spesielle tilfeller kan annen lønn vurderes.