Tønsberg kommunale Eiendom (TkE) har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av Tønsberg kommunes bygninger, bestående av 280.000 m2 formålsbygg og 1050 boliger. Virksomheten har ca. 180 ansatte og har hovedkontor i lokaler på Gunnarsbø hvor det er ca 25 ansatte. TkE er en av Vestfolds største eiendomsaktører og har et sterkt faglig miljø.

Vi søker etter en positiv og serviceinnstilt sentralbord- og resepsjonsmedarbeider som først og fremst kan betjene sentralbord og ta i mot kunder, men også bistå med tilrettelegging for møter og få ansvar for andre administrative oppgaver som kan avlaste øvrige ansatte. Kundene våre er i hovedsak leietakere i kommunale boliger, interne ansatte og eksterne leverandører. Da det periodevis er intensivt og krever høyt tempo er det viktig at du kan håndtere stress og har god omstillingsevne. Den som tilbys stillingen vil være en av 2 fast ansatte som betjener sentralbord og resepsjon. Førstelinjetjenesten gjør en viktig serviceoppgave for resten av arbeidsplassen og det er derfor et mål at det alltid er noen til stede i resepsjonen.

Hovedarbeidsoppgaver:

• Betjene sentralbord og resepsjon, kundemottak
• Følge opp innkommende henvendelser ved å bestille vedlikeholdsoppdrag i FDV-systemet LAFT
• Håndtering av nøkler til utleieboliger
• Tilrettelegger ved møter, lunsj, bistå med å holde det ryddig i fellesområder, arkiv og kjøkken
• Samarbeide med annen sekretær om post og rekvisita mm
• Ulike administrative oppgaver og ad hoc-oppgaver
• Bidra til et godt arbeidsmiljø og samarbeide tett med kollegaer
• Andre oppgaver som kan utføres i resepsjon vil bli tillagt stillingen etter egnethet og kapasitet; f.eks registrering i kvalitetssystem og FDV-program, arkiv og andre oppgaver som kan avlaste øvrige ansatte på arbeidsplassen

TkEs ledelse kan gjøre endringer i stillingens arbeids- og ansvarsområde. 

Kvalifikasjonskrav:

• Erfaring fra tilsvarende arbeid med sentralbord og kundeservice
• Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner, flytende norsk
• Kunne kommunisere muntlig på engelsk
• Gode digitale ferdigheter
• Må være robust da stillingen tidvis må håndtere krevende kunder

Personlige egenskaper vil bli vektlagt:

• Positiv og serviceinnstilt, evne til å samarbeide
• Pålitelig og ansvarsfull
• Strukturert og nøyaktig
• Evne til å håndtere krevende situasjoner på en profesjonell måte

Vi tilbyr:

• Utfordrende og varierte oppgaver
• Hyggelige kollegaer og en god arbeidsplass
• God opplæring
• God pensjons og forsikringsordning
• 100% fast stilling, fleksitidsordning med kjernetid i åpningstid 8.00-15.30/8.00-15.00 juni-aug

Søkerlister med opplysninger om navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune for hver søker er offentlig i hht Offentlighetsloven. Det kan gjøres unntak dersom søker anmoder om dette og grunngir dette i søknaden. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren varsles om dette.

Kommunen ber aldri om kontaktinformasjon eller kontoopplysninger i rekrutteringsfasen, verken over SMS, e-post eller i brev via Digipost.