Beskrivelse av arbeidssted:

Medarbeideren er ansatt i avdelingen service og arkiv som organisatorisk er plassert under sektor for administrasjon og forvaltning og teknisk drift (AFT). Det jobber i dag tolv personer i service og arkiv. 

Vikariatet vil være fram til 15. oktober 2023.

Arbeidsoppgaver:

Vikariatet vil i utgangspunkt være delt mellom arbeid i arkivet og politisk sekretariat, men den som får jobben, må også være forberedt på oppgaver i servicetorget ved behov.

Primæroppgaven i sekretariatet er å administrere politisk møtevirksomhet. Dette innebærer for- og etterarbeid når det er politiske møter. Her er det oppgaver som møteinnkalling, å klargjøre sakslister, protokoller, bestille møtemat, lokaler og delta på møter. Som politisk møtesekretær er det tett samarbeid og løpende kontakt med både administrasjonen og politikere. Du må regne med å jobbe noen kvelder.

Andre arbeidsoppgaver:

• Oppdatere rutiner og retningslinjer

• Administrere skjenkebevillinger

• Utføre oppgaver i forbindelse med kommunevalget i 2023

• Være daglig brukerstøtte for administrasjonen og politikere

• Intern og ekstern postbehandling,

• Arkivoppgaver der du også bistår andre ansatte i Gjøvik kommune

• Utviklingsprosjekter innen digitalisering og øvrige driftsoppgaver.

• Du må være forberedt på å måtte steppe inn og utføre andre oppgaver i avdelingen ved behov

 Kvalifikasjoner:

• Vi ønsker oss deg med 3-årig høgskoleutdanning innen relevant fagområdet, gjerne med realkompetanse i tillegg. God realkompetanse kan erstatte krav om høgskoleutdanning.

• Du må ha god IKT-kunnskap og god kjennskap til offentlig forvaltning, herunder forvaltningsloven, valgloven og annet relevant lovverk.

• Vi ønsker også at du har god muntlig og skriftlig framstillingsevne.

• Det er en stor fordel om du har erfaring med bruk av elektronisk sak- og arkivsystem. Vi i Gjøvik kommune bruker Acos Websak.

Egenskaper:

• Vi ser etter deg som er nøye og etterrettelig og som trives med oppgaver som krever litt konsentrasjon.

• Du bør være god til å samarbeide og liker å arbeide selvstendig i en travel hverdag.

• Vi ønsker også at du er fleksibel og løsningsorientert og trives med digitale løsninger.

• Du må takle press og tidsfrister og trives med et bredt spenn av arbeidsoppgaver.

• Dersom du i tillegg er engasjert, liker å yte service og har godt humør, kan du være vår nye medarbeider.

Vi kan tilby:

• En spennende, variert og faglig utfordrende arbeidsplass i et godt arbeidsmiljø.

• Vi holder til i et helt nyoppusset rådhus. 

• God og fleksibel arbeidstidsordning og pensjonsordninger i KLP. 

Unntatt offentlighet må begrunnes:

Gjøvik kommune praktiserer meroffentlighet, jfr. Offentleglova § 11. Dette betyr at alle søkere oppføres på offentlig søkerliste. Det må foreligge særskilte omstendigheter for å få innvilget unntak jfr. Offentleglova § 25.

Søknad:

Alle søknader skal sendes elektronisk via vårt søkesystem. Se www.gjovik.kommune.no

Vi ønsker et mangfoldig arbeidsmiljø og oppfordrer alle kvalifiserte til å søke uavhengig av kjønn, etnisk bakgrunn, religion, funksjonsevne og alder.