Dokumentsenteret jobber for å sikre kommunens dokumentasjon etter arkivfaglige prinsipper om å bevare dokumentenes proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet. Samtidig skal andre hensyn som personvern og informasjonssikkerhet også ivaretas i dokumentfangsten.

Dokumentsenteret er i dag en sentral aktør innen digitaliseringsarbeidet som foregår i kommunen. Vi ser at dokumentforvaltning henger stadig tettere sammen med arbeidsprosesser, teknologiske løsninger og brukerne av løsningene, og at dette stiller mer og mer krav til oss. Dokumentsenteret må forstå prosessene som skaper dokumentasjon.

Vi må både drive egne anskaffelses- og utviklingsløp og delta konstruktivt inn i øvrige i organisasjonen for å finne løsninger som fungerer både i et arkiv-, saksbehandlings- og brukeropplevelsesperspektiv. Kommunen har nylig gått over til Public 360 Online og Plan & Build. Nå handler det om å bli kjent med disse verktøyene og utvikle gode og effektive rutiner slik at organisasjonen kan ta ut gevinster. Vi skal også gå i gang med et innsynsprosjekt hvor målet er å få tilgjengeliggjort dokumenter fra ulike kildesystemer i eInnsyn.

Parallelt med utviklingsarbeid har Dokumentsenteret en daglig drift å ivareta. Vi drifter kommunens sentrale sak/arkivløsning og frittstående arkivkjerne (Documaster Arkiv), samt ivaretar kommunens interne og eksterne postombringing. Vi må også ha kjennskap til kommunens historiske arkiver og bistå interne saksbehandlere og innbyggere i å navigere i disse.

Arbeidsoppgaver:

Som del av et team/fellesskap forventes du å:

- delta i den daglige driften av dokumentsenteret. Dette innebærer bl.a. innregistrering og fordeling av post fra ulike kilder (digitale og analoge) og kvalitetssikring av registreringer foretatt av saksbehandlere

- yte brukerstøtte og aktivt veilede saksbehandler i lovverk, rutiner og i bruken av systemene våre

- betjene innsynsforespørsler

- jobbe for en mest mulig effektiv bruk av systemene vi forvalter

- identifisere forbedringsområder og være en aktiv bidragsyter inn i et kontinuerlig utviklingsarbeid

Andre arkivrelaterte oppgaver samt endring av arbeidsoppgaver må påregnes.

Kvalifikasjoner:

- Relevant høyere utdanning på bachelornivå. Ved særlig relevant arbeidserfaring, og i kombinasjon med andre kvalifikasjonskrav, vil søkere som ikke oppfyller bachelorkravet også vurderes.

- God digital kompetanse

- Det teller positivt om du har praktisk erfaring eller formalkompetanse fra (du trenger ikke møte alle kravene for å være interessant):

- arkivarbeid innen offentlig forvaltning, gjerne fra en kommune eller fylkeskommune

- arbeid i en Noark-basert saksbehandlingsløsning, gjerne Public 360, fortrinnsvis som arkivar

- arbeid med dokumentasjons-/informasjonsforvaltning

- lovverk innen offentlig forvaltning

- offentlighetsvurdering av saksdokumenter

- bevarings- og kassasjonsvurderinger

- opplæring og/eller support

- Krav om norskferdigheter på minimum nivå B1

Personlige egenskaper:

Vi ønsker deg som:

- yter god service, også i en hektisk hverdag

- trives med driftsoppgaver, men som likevel jobber for en utvikling mot bedre og mer effektive tjenester mot saksbehandlere og innbyggere

- er fleksibel, som tar nye utfordringer og utviser initiativ

- vil bli en positiv tilvekst til arbeidsmiljøet, både sosialt og faglig

- jobber strukturert og nøyaktig samtidig som du klarer å løfte blikket og se helheten

Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr:

Et fellesskap med 20 dyktige kolleger innen et fagområde i endring. Den rette personen vil få utviklings- og påvirkningsmuligheter. Vi holder til i moderne lokaler i nytt rådhus med kantine og garderober. Rådhuset er plassert sentralt i Sandnes med nærhet til svært gode kollektivforbindelser. Vi har en fadderordning, og nytilsatte vil bli tett fulgt opp i starten.

• Hjem-jobb-hjem avtale
• Gratis svømming for alle ansatte i kommunens svømmehaller
• Bedriftsidrettslag og bedriftskunstforening
• Gode pensjons- og forsikringsordninger
• Fleksitid