Takenpakket
Als medewerker op de Customer service afdeling ben je betrokken bij de operationele, commerciële en administratieve taken in het bedrijf met betrekking tot het transport vlot en kostefficiënt uit te laten voeren. Je bent het coördinatiepunt en contactpersoon voor de klanten en de planningsafdeling. Deze functie biedt verder een grote verantwoordelijkheid en verscheidenheid aan taken;

Naar wie zijn wij op zoek?
Hoofdactiviteiten
• Aannemen van orders, verwerken in relevante systemen en bijwerken
• Ontwikkelen en onderhouden van relaties met klanten en planningsafdeling
• Ondersteunen van de transportplanning, voornamelijk administratief
• Dagelijks bewaken van alle klantenorders, oplossen van problemen en order gerelateerde eisen
• Ervoor zorgen dat binnen de gestelde tijd aan de eisen van de klant wordt voldaan en/of alternatieven te zoeken samen met de planningsafdeling
• Ervoor zorgen dat de activiteiten van het bedrijf in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten en dat de door ISO en SQAS gespecifieerde normen worden gehandhaafd
 
Klantenrelaties
• Klantvriendelijke communicatie staat centraal
• Draagt bij aan het verkrijgen van de best mogelijke oplossing voor onze klanten om de winstgevendheid te maximaliseren en de klanttevredenheid te waarborgen
• Zorgt ervoor dat de klant wordt bediend in lijn met de verwachtingen van de klant
• Communiceren, instrueren en opvolgen van alle klantorders
• Monitoren van klantzendingen, zorgen voor tijdige ophaling/levering

Operationele Taken
• Zorgt ervoor dat de combinatie van ophalingen en leveringen in overeenstemming zijn met de overeengekomen voorwaarden op de meest efficiënte manier
• Boekt slots op schepen volgens richtlijnen (rekening houdende met de plaatsen op de boot die we hebben), boekt leveringen in overeenstemming met de eisen van de klant
• De slots ook inboeken in de systemen van de klanten
• Ervoor zorgen dat alle details van klantencriteria worden gecommuniceerd naar alle relevante partijen, follow-up en feedback worden gegeven
• Contact onderhouden met klanten over eventuele late aankomsten
• Contactpersoon zijn voor planningsafdeling
• Ervoor zorgen dat alle details met betrekking tot verzending, inkomsten en extra kosten worden geregistreerd in de juiste planningstools en systemen
• Met veel verschillende systemen kunnen werken alsook snel kunnen schakelen tussen de systemen

In deze functie leggen we vooral de nadruk op klantgerichtheid, nauwkeurigheid en administratief sterk.
• Tegen een stootje kunnen, energie krijgen van nieuwe zaken uit te zoeken en te leren
• Kan je vlot communiceren en ligt initiatief nemen binnen je comfort zone?
• Ben je nauwkeurig en sterk in administratie?
• Meerdere taken op basis van prioriteit afhandelen
• Probleemoplossend gericht werken is heel belangrijk
• Werk je vloeiend met office-toepassingen (Outlook , Word , Exel)?
• Heb je een zeer goede kennis van het Nederlands, het Engels en eventueel Frans?
• Heb je anderzijds ervaring in de logistieke sector?
• Heb je kennis van transportdocumenten? (CMR , packing list, invoice….)
• Heb je kennis van douanedocumenten? (T1, EU/EX, …)
• Kan je omgaan met stressvolle momenten en à la minute oplossingsgericht te werk te gaan?
• Goed om kunnen gaan met veranderingen zoals digitalisatie

Wat bieden wij jou aan?
Je komt terecht in een dynamische omgeving binnen een toonaangevend logistiek bedrijf in de Gentse haven en omgeving met:
• De DFDS cultuur: gedrevenheid en teamwork zitten in ons DNA
• Een voltijds contract 38u voor onbepaalde tijd
• Werkuren zijn overdag, maar flexibiliteit is wel belangrijk (Vb.: er zijn problemen op een bepaalde dag waardoor men iets langer zou moeten blijven om het probleem op te lossen)
• Een marktconform loon met extralegale voordelen (ADV, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering)
• Interne opleidingen in functie van capaciteiten, interesses en mogelijkheden
• Kansen om jezelf te ontwikkelen en, als je de ambitie hebt, intern door te groeien