Velferdsetaten er en fagetat som utvikler og tilbyr byomfattende tjenester som bidrar til gode levekår for innbyggerne i Oslo. Vi er nesten 1300 ansatte fordelt på ca. 50 tjenestesteder i tillegg til administrasjonen. Stillingen er organisatorisk plassert i Dokumentsenteret i Seksjon drift og service. Dokumentsenteret består til sammen av fire stillinger. 

Velferdsetaten har flere prosjekt innenfor fagfeltet arkiv foran seg og vi søker etter en person som liker utfordringer. Vi trenger å fylle flere ulike roller i prosjekter som omhandler digitalisering og ordning av papirarkiver, mediekonvertering, ordning av arkiv, og oppgaver rundt flytting til nye lokaler innen sommeren 2023. 
Vi har fullelektronisk sak- og arkivsystem, ACOS Websak.
Dokumentsenteret jobber med å utvikle og tilpasse sak- og arkivsystemet best mulig for våre saksbehandlere, ta i bruk ny funksjonalitet og realisere gevinster. Vi utarbeider og implementerer nye planer og rutiner, oppgraderer og tester, og bygger digitalkompetanse blant ansatte, blant annet ved kursing og tilpasset brukerstøtte.  Denne stillingen er tenkt å ha en stor del av opplæring og kursing.
Vi jobber i ett allsidig team, og jobber tett sammen i daglig drift og i prosjekt- og utviklingsoppgaver.
Vi søker nå etter en spesialkonsulent til en 100 % fast stilling som vil jobbe med utvikling av planer og styringsdokument, veiledning og opplæring knyttet til dokument- og informasjonsforvaltning i tillegg til daglige driftsoppgaver.

Arbeidsoppgaver:

• Utarbeide og holde kurs for saksbehandlere /ledere, og gjennomføre grunnkurs i Websak
• Veilede og bistå ved avleveringer og rydding av underliggende arkiver som for eksempel klientarkiver ute på enhetene
• Rådgivning og bistand til etatens ledere og saksbehandlere innen relevant lov- og avtaleverk og i henhold til gjeldende rutiner og prosedyrer på arkivområdet
• Delta i prosjektarbeid
• Utføre enkle administratoroppgaver og brukeradministrasjon i Websak
• Bidra med å utarbeide og utvikle planer, utvikle styringsdokument og identifisere dokumentkrav i arbeidsprosesser
• Publisere og være dokumentansvarlig i kvalitetssystemet EQS
• Utføre daglige driftsoppgaver som:  
  Kontroll og publisering av offentlig journal
  Betjene postmottak og postfordeling
  Skanne og registrere dokument i sak- og arkivsystemet
  Kvalitetssikring
  Brukerstøtte
  

Kvalifikasjoner:

• Utdanning på høyskole- eller universitetsnivåfortrinnsvis innenfor arkiv, bibliotek og/eller dokumentbehandling på minimum bachelornivå
• Lang, relevant erfaring fra elektronisk arkiv- og fagsystem, systemforvaltning ordningsarbeid og arkivarbeid kan kompensere for utdanningskravet
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig sektor
• God kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet og offentlig forvaltning
• Erfaring med opplæring/veiledning
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk, minimum C2 i henhold til det felles europeiske rammeverket for språk
• Gode Ikt-ferdigheter
• Erfaring med publisering til offentlig journal, gjerne eInnsyn
• Kjennskap til NOARK
• Det er en fordel med erfaring innen ordningsarbeid og avlevering

Personlige egenskaper:

• Evner å jobbe etter mål og innenfor tidsfrister
• God gjennomføringsevne og kan jobbe selvstendig
• Har stor arbeidskapasitet
• Liker å jobbe sammen med andre for å nå felles mål
• Er løsnings- og resultatorientert
• Er kvalitetsbevisst, nøyaktig og strukturert
• Har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• Har interesse for innovasjon og digitale løsninger
• Klarer å se sammenhengen mellom arkiv og andre prosesser i organisasjonen

Vi tilbyr:

• Et godt arbeidsmiljø med engasjerte og dyktige medarbeidere
• Gode utviklingsmuligheter - som ansatt i Oslo kommune kan du søke stipend til etter- og videreutdanning gjennom Opplærings- og utviklingsfondet
• Spennende, varierte og utfordrende arbeidsoppgaver
• Fine lokaler i Oslo sentrum og med mulighet for å jobbe hjemmefra
• Fleksitidsordning
• Gode tjenestepensjons- og  forsikringsordninger i Oslo pensjonsforsikring - som ansatt i Oslo Kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din brutto lønn til pensjonsinnskudd
• Lønnsplassering som spesialkonsulent i lønnstrinn 43 (p.t. kr. 624 100,- i 100 % stilling) i Oslo kommunes regulativ
• Vitnemål, karakterutskrifter og attester må legges ved sammen med søknad innen søknadsfristen