• Bedrift
    Oslo kommune
  • Søknadsfrist
    21.08.2022
  • Stillingstype:
    Heltid
  • Bransje:
    Offentlig forvaltning
  • Utdanningskrav:
    Påkrevet
  • Arbeidserfaring:
    Ønskelig
  • Adresse:
    0663, OSLO
    OSLO
  • Antall stillinger:
    1
  • karriere-kode:
    4711000
  • Se her for andre jobber fra Oslo kommune
Ledig stilling

Oslo kommune

Seksjonssjef dokumenthåndtering

Offentlig forvaltning

Osloskolen vokser, elevtallet øker og Utdanningsetaten må utvikle seg for å nå de høye ambisjonene vi har for hver enkelt elev. Vi skal støtte skolene i å gi alle elever i Osloskolen et likeverdig tilbud, uavhengig av hvor de bor og går på skole. For å lykkes i dette viktige arbeidet er vi avhengige av trygge rammer og gode støttefunksjoner.

Seksjonen har det overordnede faglige arkivansvaret for etatens informasjons- og dokumentasjonsforvaltning. Seksjonens oppgaver omfatter postmottak, postjournal, innsynsbegjæringer, brukeradministrasjon, opplæring og veiledning samt digitalisering og effektivisering av prosesser. Seksjon for dokumenthåndtering er en av fire seksjoner i avdeling for administrative tjenester, de øvrige seksjonene er seksjon for økonomi og regnskap, seksjon for lønn og seksjon for lederstøtte, kontor- og kurstjenester.

Som seksjonssjef vil du ha personalansvar for seks engasjerte og kompetente medarbeidere. Du får det overordnede ansvaret for koordinering og ledelse av seksjonens løpende driftsoppgaver, og du skal i tillegg utvikle og koordinere seksjonens kurs, rådgivnings- og veiledningstjeneste. Videre vil det være en vesentlig oppgave å være en pådriver for digitalisering og effektivisering av dokument- og saksbehandlingsprosesser i etaten.

Vi søker en robust og faglig sterk leder som ønsker å lede en sentral seksjon i Norges største kommunale etat. Vi ser etter deg som evner å se utvikling av seksjonens tjenester i et strategisk perspektiv samtidig som du sikrer at seksjonens løpende drift utføres effektivt og med høy kvalitet. Vi ønsker en erfaren leder som er god på å bygge relasjoner og som evner å skape oppslutning om felles mål.

Arbeidsoppgaver:

  • Overordnet faglig ansvar for virksomhetens arkivtjeneste
  • Videreutvikle og effektivisere seksjonens prosesser, ved digitalisering av dokument- og saksbehandlingsprosesser i etaten
  • Overordnet ansvar for seksjonens tjenesteleveranser, inkludert å koordinere og lede arbeidet med løpende driftsoppgaver innen dokumenthåndtering
  • Ivareta systemansvar for etatens sak-/arkivsystem
  • Utvikle og koordinere seksjonens kurs, rådgivnings- og veiledningstjeneste innen dokumentasjonsområdet
  • Styring og ledelse av seksjonen, inkludert budsjett-, fag- og personalansvar for seksjonens tilsatte
  • Aktivt bidra inn i avdelingens lederteam og videreutvikling av profesjonsfellesskapet
  • Sikre godt samarbeid og god samhandling med alle interessenter Stillingen vil kreve at man bidrar operativt i seksjonens arbeidsoppgaver

Kvalifikasjoner:

  • Utdanning fra universitet eller høgskole, på minimum bachelornivå med blant annet arkiv i fagkretsen
  • Relevant erfaring kan i særlige tilfeller kompensere for utdanningskravet
  • Ledererfaring fra relevant virksomhet og på relevant nivå, inkludert budsjett- og personalansvar
  • Erfaring med dokumentasjonsforvaltning og/eller ledelse av dokumentsenterfunksjoner
  • Erfaring med endringsledelse er en fordel
  • Erfaring med å forbedre og utvikle arbeidsprosesser, inkludert digitalisering og automatisering er ønskelig
  • Erfaring med å lede kunnskapsmedarbeidere er en fordel

Personlige egenskaper:

  • En synlig leder som utvikler medarbeidere gjennom delegering, ansvarliggjøring og veiledning
  • Utøver tillitsbasert ledelse og legger til rette for åpenhet og deling
  • En engasjert leder som deler kunnskap, erfaringer og informasjon med andre
  • En løsningsorientert leder med gode samarbeidsevner
  • Kommuniserer på en klar, presis og strukturert måte både skriftlig og muntlig  
  • Utviklings- og resultatorientert med stor gjennomføringsevne
  • God på å bygge relasjoner både internt og med eksterne samarbeidspartnere

Personlig egnethet vil vektlegges i utvelgelsesprosessen.

Vi tilbyr:

  • En sentral stilling i Norges største kommunale etat med utviklings- og påvirkningsmuligheter
  • En utfordrende jobb med varierte arbeidsdager og ett godt arbeidsmiljø med dyktige og hyggelige kolleger
  • En organisasjon som kjennetegnes av engasjement og høy kompetanse
  • Moderne lokaler sentralt på Helsfyr med god offentlig kommunikasjon
  • Fleksibel arbeidstid og gode tjenestepensjons-, forsikrings og låneordninger i Oslo Pensjonsforsikring

Stillingen lønnes i lønnstrinn 57 - 64 (kr. 816.800 - 936.400). For særlig høyt kvalifiserte kandidater kan høyere lønn vurderes. 

 

  • Bedrift
    Oslo kommune
  • Søknadsfrist
    21.08.2022
  • Stillingstype:
    Heltid
  • Bransje:
    Offentlig forvaltning
  • Utdanningskrav:
    Påkrevet
  • Arbeidserfaring:
    Ønskelig
  • Adresse:
    0663, OSLO
    OSLO
  • Antall stillinger:
    1
  • karriere-kode:
    4711000
  • Se her for andre jobber fra Oslo kommune