Arbeidssted: 

Vi søker rett person til å lede utviklingen av kommunens dokumentforvaltning. Som fagleder vil du ha ansvar for kommunens arkiv, og for å utvikle og implementere strategier, prosesser og verktøy som optimaliserer vår dokumenthåndtering og sikrer effektiv informasjonsforvaltning i overgangen til en digital arbeidsflyt. Vi søker en person som er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på dokumentasjon for ettertiden. I tillegg ønsker vi oss at du er tydelig, aktiv og målrettet, og kan legge føringer og strategier for en velfungerende og framtidsrettet dokumentasjonsforvaltning. Med deg på laget har du en konsulent som du samarbeider tett med. Rollen tillegges fagansvar. 

Dette er en viktig stilling for oss og for å sikre rett person til denne spennende rollen, tilbyr vi nødvendig kompetanseheving etter avtale. 

Stillingen rapporterer til administrasjonssjef, som tilhører tjenesteområde administrasjon. Kommunens administrasjon består i tillegg av IKT team, kommunikasjon, innbyggertorg og politisk sekretariat. Vår hovedoppgave er å understøtte øvrige sektorer i kommunen slik at disse kan løse sine oppdrag på en best mulig måte. 

Enheten har ansvar for drift, vedlikehold og digital utvikling innenfor området saksbehandling, dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning, og skal gi rammer og retningslinjer for hvordan Østre Toten kommune skal håndtere dokumentasjon, informasjon og data. Andre viktige oppgaver er utvikling av rutiner, kvalitetssikring, veiledning og brukerstøtte. 

Arbeidsoppgaver: 

Lede og koordinere arkivarbeidet i kommunen som blant annet innebærer: 

• Utvikling og implementering av arkivstrategi. 
• Organisering, vedlikehold og deponering av arkiv sammen med IKA Opplandene (vårt arkivdepot). 
• Sikre høy kvalitet og effektivitet i arkivarbeidet. 
• Lagring og bevaring. 
• Utarbeide ROS-analyser, rutinebeskrivelser og virksomhetsplan for arkivet. 
• Videreutvikle og vedlikehold av arkivplan. 
• Utvikling og vedlikehold av bevaring og kassasjonsplan.
  
• Kontroll og publisering av offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer. 
• Vedlikehold av integrasjoner mellom Acos WebSak og tredjepart. 
• Faglig utvikling av arkiv sammen med kollega. 
• Sikre etterlevelse av gjeldende lover, regler og retningslinjer for dokument- og informasjonsbehandling.  
• Ivareta opplæring og bevisstgjøring blant ansatte om viktigheten av god dokument- og informasjonsforvaltning, herunder digitale prosesser. 
• Identifisere og implementere nye teknologiske løsninger og verktøy som kan forbedre effektiviteten og kvaliteten på dokument- og informasjonsforvaltning. 
• Systemansvar for kommunens arkivsystem (Acos Websak). 
• Fagansvarlig forventes å bistå i postføring/daglig drift når det er nødvendig. 
• Stillingen vil kunne tillegges andre oppgaver innenfor administrasjones arbeidsområder dersom hensynet til kommunens behov skulle tilsi det. 

Stillingen vil kunne tillegges andre oppgaver innenfor administrasjonens arbeidsområder dersom hensynet til kommunens behov skulle tilsi det. Østre Toten kommune er i en pågående organisasjonsutviklingsprosess og stillingens benevnelse og innhold kan bli endret som en følge av dette.  

Må- krav: 

• Relevant utdanning på høgskole/ universitetsnivå innen eksempelvis arkiv, kommunikasjon, informasjon, digitalisering, dokumentforvaltning, ledelse eller lignende. Relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning. 
• God kjennskap til Microsoft 365 og andre digitale verktøy generelt. 
• Gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig. 

Ønskelige krav: 

• God kunnskap om og erfaring fra offentlig forvaltning og drift. 
• Erfaring med ledelse av dokument- og informasjonsforvaltning. 
• God kjennskap til lover og retningslinjer knyttet til dokument- og informasjonsbehandling samt informasjonssikkerhet og personvern. 
• Erfaring med bruk av sak- og arkivsystemer. 
• Kjennskap til integrasjoner mellom fagsystemer og arkivsystem. 

Personlige egenskaper: 

• Du har mot til å utfordre deg selv og andre. 
• Du engasjerer de rundt deg. 
• Du er serviceinnstilt og profesjonell. 
• Du trives med en hektisk hverdag. 
• Du har gode kommunikasjonsevner. 
• Du evner til å samarbeide på tvers av avdelinger og interessenter. 
• Du bidrar til et godt arbeidsmiljø. 
• Du er resultat- og løsningsorientert. 
• Du er innovativ og endringsvillig. 

Personlige egenskaper vil bli vektlagt. 

Vi tilbyr: 

• En spennende og utfordrende stilling i en utviklingsorientert organisasjon. 
• Lønn etter avtale og pensjonsordning i KLP. 
• Gode muligheter til faglig og personlig utvikling. 
• Fleksibel arbeidstidsordning. 
• Kompetanseheving etter avtale. 

Som ansatt i Østre Toten kommune vil du omfattes av en god pensjons- og forsikringsordning. Vi har meningsfulle arbeidsoppgaver og et inkluderende arbeidsmiljø. Arbeidstakere tilsettes i Østre Toten kommune på de vilkår som til enhver tid fremgår av gjeldende lover, reglement og avtaleverk. Det trekkes 2% av bruttolønn til pensjon. 

Etter søknadsfristens utløp, vil det bli satt opp en offentlig søkerliste inneholdende navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune for hver søker. Det kan gjøres unntak fra innsyn for opplysninger om en søker dersom vedkommende selv ber om det. Opplysninger om en søker kan bli offentlige selv om søkeren har anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge vil søkeren bli varslet om dette.