Detaljer

  • Bedrift
    Oslo kommune
  • Søknadsfrist
    08.11.2020
  • Sted:
    OSLO
  • Stillingstype:
    Heltid
  • Bransje:
    Offentlige tjenester og forvaltning
  • Utdanningskrav:
    Påkrevet
  • Arbeidserfaring:
    Ønskelig
  • Fylke:
    OSLO
  • Arbeidssted:
    OSLO
  • Antall stillinger:
    1
  • karriere-kode:
    3221240
  • Se her for andre jobber fra Oslo kommune

Dokumentasjonsforvalter

Omsorgsbygg er en av landets største eiendomsforvaltere med en variert eiendomsportefølje.Vi gjennomfører mange spennende og komplekse byggeprosjekter og behovet for effektiv dokumentasjonsforvaltning blir stadig viktigere.

Vi søker deg som har god arkivfaglig kompetanse, samt forståelse av god og sikker dokumentasjonshåndtering. Du skal være en medansvarlig for å drive det faglige arbeidet og vil også lede og delta i forskjellige typer prosjektarbeid. 

Dokumentasjonsforvaltning består i dag av 6 medarbeidere og inngår som en del av Direktørens stab. Vi legger stor vekt på samarbeid og å yte god service. Opplæring i vårt saksbehandlings- og arkivsystem Acos Webak vil også være en viktig del av rollen. 

Bystyret vedtok i januar 2020 at de fire eiendomsforetakene Omsorgsbygg, Undervisningsbygg, Kultur-og Idrettsbygg samt utbyggingsvirksomheten til Boligbygg skal slås sammen til et foretak kalt Oslobygg KF. Gjennomføringsfasen starter nå og Oslobygg KF vil være operativ i løpet av 2021. Oslobygg KF vil forvalte om lag 2,5 millioner kvadrat eiendom og blir en av Norges største byggherrer og eiendomsaktører. I forbindelse med etablering av Oslobygg KF må det påregnes endringer grunnet omstillingen etableringen innebærer. 

Arbeidsoppgaver
  • Ansvar for å bidra til avdelingens drift i overensstemmelse med avdelingens mål, strategier og prosedyrer
  • Ansvar for å følge opp at planer og prosedyrer blir utviklet, oppdatert og implementert og legge til rette for opplæring innen området
  • Delta i arkivets driftsoppgaver og gi opplæring og brukerstøtte
  • Rådgivning innen arkivrelaterte spørsmål
  • systemforvaltning og –administrasjon av sak-/arkivsystem
  • Kartlegge og analysere informasjonsflyt i virksomheten og bidra til digital prosessforbedring i samspillet mellom fagsystemer og arkiv- og saksbehandlingssystemet
  • Delta i prosjektarbeid med nye løsninger og oppgraderinger av sak-/arkivsystem
Kvalifikasjoner
  • Relevant arkivfaglig utdanning
  • Lang arkivfaglig erfaring fra offentlig sektor kan erstatte utdanningskravet
  • Dokumentert kompetanse på superbrukernivå på saks – og arkivsystemet ACOS WebSak eller tilsvarende systemer
  • Dokumentert brukerstøtteerfaring både i forhold til saksbehandlere og ledere
  • Dokumentert erfaring med opplæring innen saks – og arkivsystemer på individ – og gruppenivå
  • God IKT – kompetanse
Personlige egenskaper
 
  • Selvstendig, nøyaktig og strukturert
  • Evner til å se helhet, er utviklingsorientert og har god gjennomføringsevne
  • Gode kommunikasjonsevner skriftlig og muntlig
  • Proaktiv og løsningsorientert
  • Kvalitetsbevisst og resultatorientert
  • Gode samarbeidsevner og serviceinnstilt
  • Interesse for innovasjon og digitale løsninger
Vi tilbyr
  • Arbeidsplassen preges av høy kompetanse, høyt tempo, humor og mangfold
  • Selvstendige og utfordrende arbeidsoppgaver i et faglig stimulerende og hyggelig miljø 
  • Gode muligheter for fag- og kompetanseutvikling 
  • Fleksitidsordning, gode pensjons- og forsikringsordninger
  • Nye, flotte lokaler nær kollektivtransport på Helsfyr
  • Treningsrom med egen garderobe     
  • Lønnstrinn: 39-43