Sentral instituttadministrasjon er en nyopprettet enhet under prorektor for Forskning og fagressurser, som skal støtte de enkelte instituttadministrasjonene og være bindeledd mellom disse ut mot resten av organisasjonen i felles administrative saker. Enheten skal ved oppstart bestå av fem medarbeidere, og er tillagt ansvar for å utarbeide, implementere og følge opp beslutninger, prosesser og rutiner i forbindelse med innføring av nye arbeidsprosesser som brukes av instituttadministrasjonen. Enheten innehar også det funksjonelle ansvaret for IKT-løsninger som støtter administrative prosesser og rutiner i faglig linje. Enheten skal også bistå med saksbehandling og rådgivning knyttet til utredninger, høringssvar og juridiske problemstillinger, på oppdrag for Prorektor.

Som avdelingssjef har du et overordnet lederansvar innenfor de ansvarsområder som er tillagt enheten, og personalansvar for de stillinger som er lokalisert til enheten – for tiden totalt fire stillinger. Du vil få delegert myndighet fra prorektor til å beslutte endringer i eksisterende arbeidsprosesser og rutiner som gjelder for alle instituttadministrasjonene. Du vil også få et spesielt ansvar for at det gjennomføres prosesser både innen faglig linje og med eksterne enheter i forkant av at det fattes beslutninger. I tillegg skal denne stillingen bistå med saksbehandling og rådgivning knyttet til juridiske problemstillinger, utredninger og høringssvar.

Arbeidsoppgaver:

• Overordnet kontaktpunkt mellom instituttadministrasjonen og de øvrige enheter på BI i saker av overordnet eller generell karakter som angår alle instituttadministrasjoner
• Overordnet funksjonelt ansvar for IKT-løsninger som støtter administrative prosesser eller rutiner i faglig linje, inkludert støtte innen brukerbehov og opplæring
• Overordnet ansvar for prosesser og rutiner som er felles for instituttenes administrasjoner, og som enheten har ansvar for å forankre, forvalte og videreutvikle
• Yte juridisk bistand til prorektor for forskning og fagressurser, og hele faglig linje, samt levere utredninger og høringsuttalelser på oppdrag fra prorektor
• Ansvar for å lede og utvikle egen avdeling i tråd med behov for administrativ støtte fra instituttene og øvrige enheter på BI

Det kan komme endringer i den nyopprettede enhetens ansvarsområder, og det kan bli nødvendig å presisere detaljeringen av oppgaver knyttet til det enkelte området. På sikt ønskes også en mer helhetlig modell for å følge opp faglige ved campusene utenfor Oslo, særlig innenfor pedagogisk pliktavregning og faglig ressursbudsjettering.

Kompetanse:

• Høyere utdanning på masternivå, fortrinnsvis med juridiske fag i graden
• Ledererfaring der personal og resultat- og rapporteringsansvar inngår
• Forståelse og kjennskap til UH-sektoren
• Bred erfaring fra forbedrings- og standardiseringsarbeid med administrative prosesser og rutiner
• Erfaring med saksbehandling fortrinnsvis innen det juridiske feltet, eksempelvis med juridiske utredninger, kontraktsjuss og høringsuttalelser
• Meget gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner på norsk og engelsk

Personlige egenskaper:
Denne stillingen passer for deg med gode lederegenskaper og som er god til å drive og gjennomføre prosesser på en ansvarsfull og inkluderende måte. Du har god organisasjonsforståelse, og er opptatt av å involvere og motivere medarbeidere og interessenter innen egen og andres linje. Du er trygg, skaper høy troverdighet og er samarbeidsorientert.

Vi tilbyr:

• Bredt ansvar og store muligheter til å påvirke og utvikle
• Et inspirerende arbeidsmiljø med ambisiøse kolleger
• En spennende og betydningsfull sektor i stadig utvikling
• Attraktive muligheter for kompetanseheving gjennom kostnadsfri deltakelse på BIs studier og kurs
• Store, flotte lokaler sentralt i Oslo
• Gode ordninger for pensjon, lån og forsikring

I denne stillingen rapporterer du til prorektor for Forskning og fagressurser. Aktuelle kandidater vil bli innkalt til intervju fortløpende.