• Bedrift
    Oslo kommune
  • Søknadsfrist
    23.06.2021
  • Sted:
    OSLO
  • Stillingstype:
    Heltid
  • Bransje:
    Offentlige tjenester og forvaltning
  • Utdanningskrav:
    Påkrevet
  • Arbeidserfaring:
    Ønskelig
  • Fylke:
    OSLO
  • Arbeidssted:
    OSLO
  • Antall stillinger:
    1
  • karriere-kode:
    3918845
  • Se her for andre jobber fra Oslo kommune

Arkivmedarbeider/rådgiver

Oslo kommune

Offentlige tjenester og forvaltning

Osloskolen er i utvikling, elevtallet øker og Utdanningsetaten må utvikle seg for å nå de høye ambisjonene vi har for hver enkelt elev. Vi skal støtte skolene i å gi alle elever et likeverdig tilbud, uavhengig av hvor de bor og går på skole. For å lykkes i dette viktige arbeidet er vi avhengige av gode støttefunksjoner.  
Avdeling for fellestjenester inngår i Divisjon for organisasjonsutvikling og fellestjenester. Avdelingen har kurs- og konsulenttjenester innen regnskap, lønn, budsjettoppfølging, innkjøp, Agresso, HR-systemet og innføring av styringssystemer, vi har også det overordnede arkivfagligeansvaret for etatens informasjons- og dokumentasjonsforvaltning, gjennom kurs, rådgiving og ansvaret for sak-/arkivsystem WebSak samt ansvar for Utdanningsetatens kurssenter .  Stillingen som arkivmedarbeider/rådgiver er  er underlagt seksjon for dokumenthåndtering. Seksjonen består av 11 engasjerte og kompetente medarbeidere, i tillegg til seksjonssjefen. Som arkivmedarbeider/rådgiver vil du blant annet bistå og veilede saksbehandlere og ledere innen arkivfaget og bruk av sak-/arkivsystemet. Vi ser etter deg som er løsningsorientert og strukturert, tar initiativ og som har god system- og rolleforståelse. Utdanningsetaten har innført det elektroniske sak-/arkivsystemet Websak på alle våre 182 underliggende tjenestesteder(skoler). Samtidig er det innført sentralarkiv og sentralisering av arkivtjenesten som betjener alle tjenestesteder i etaten med sine ca 2500 brukere. Implementering av nytt arkivsystem Websak innebærer spennende oppgaver rundt digitalisering og tilpasning av UDEs arbeidsprosesser. Vi har stort fokus på digitalisering som verktøy for å øke datafangsten. Som rådgiver vil du stå sentralt i dette arbeidet.

Arbeidsoppgaver:

Utarbeide og oppdatere arkiv - og saksbehandlingsrutiner
Opplæring av ledere og saksbehandlere innen dokument- og informasjonsforvaltning
Brukerstøtte
Brukerforum
Vedlikehold av arkivplan 
Daglige driftsoppgaver i arkivtjenesten
Kontroll og publisering av offentlig journal
Administratoroppgaver knyttet til WebSak

Kvalifikasjoner:

Utdanning på høyskole- eller universitetsnivå fortrinnsvis innenfor arkiv, bibliotek og/eller dokumentbehandling. Må ha erfaring fra arbeide med full-elektronisk arkiv og digital saksbehandling
God kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
God kjennskap til digitale verktøy generelt, og spesielt dokumenthåndteringssystemer
God kjennskap til Office programmer
God muntlig og skriftlig fremstillingsevne

Ønskelig med erfaring fra digitalisering av arbeidsprosesser/dialog med brukere eller borgere

Personlige egenskaper:

Du evner å jobbe etter mål og innenfor tidsfrister
Du har god gjennomføringsevne og klarer å se sammenhengen mellom arkiv og andre prosesser i organisasjonen
Du kan jobbe selvstendig
Du er kvalitetsbevisst, nøyaktig og strukturert
Du har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
Du er fleksibel i forhold til arbeidsoppgaver
Personlig egnethet vektlegges

Vi tilbyr:

Et godt arbeidsmiljø med gode utviklingsmuligheter
Fine lokaler i Oslo sentrum
Fleksitidsordning
Gode forsikrings- og pensjonsordninger i Oslo pensjonsforsikri  
  • Bedrift
    Oslo kommune
  • Søknadsfrist
    23.06.2021
  • Sted:
    OSLO
  • Stillingstype:
    Heltid
  • Bransje:
    Offentlige tjenester og forvaltning
  • Utdanningskrav:
    Påkrevet
  • Arbeidserfaring:
    Ønskelig
  • Fylke:
    OSLO
  • Arbeidssted:
    OSLO
  • Antall stillinger:
    1
  • karriere-kode:
    3918845
  • Se her for andre jobber fra Oslo kommune