Arkivtenestene er ein viktig del av støttefunksjonane kommunen leverer, både for interne brukarar, innbyggjarane og for offentlegheita.

Stillinga er organisert i stab- og støttefunksjon, direkte under rådmannen, men du vil og jobbe for både politisk og administrativ leiing.

I samband med pensjonering søkjer vi no ny arkiv- og sekretariatsleiar i 100% fast stilling frå snarast. I tillegg til daglege oppgåver knytt til arkiv i både elektronisk og papirform, vil du få ansvaret for å leie arbeidet med system, startegi og utvikling på området.

Politisk møtesekretariat vil og vere ein del av arbeidsoppgåvene som ligg til stillinga.

Kjennskap til relevante lover og forskrifter for både arkiv, dokumenthandtering og folkevalde er difor ønskjeleg.

Det er stort fokus på effektivisering gjennom digitalisering av dei kommunale tenestene og vi ønskjer ein arkiv- og sekretariatsleiar som er interessert i forbetring og kvalitet, og som ser utviklingspotensialet saman med oss. Som arkiv- og sekretariatsleiar deltek du i spennande utviklingsprosjekt og interkommunale samarbeid på dette området. Du vil og ha ei nøkkelrolle i arbeidet med å forbetre arbeidsprosessar innan fagfeltet informasjonsforvaltning, dokumentforvaltning, dokumenttryggleik og arkiv.

 

Arbeidsoppgåver vil vere

• Arkivansvarleg
• Systemansvarleg for kommunen sitt sak-/arkivsystem herunder administratoroppgåver
• Utarbeiding av brevmalar/malar i arkivsystemet
• Alle oppgåver i dagleg handtering av post- og arkivfunksjonen inkl. kontroll av postlister før publisering for å sikre at ikkje sensitiv/U.off. informasjon vert publisert
• Ansvar for oppsett av digitale skjema knytt til handtering av mottak og regelinnstillingar mtp rett dokumentflyt og arkiveringskode ved mottak
• Kvalitetssikring av informasjon i sak-/arkivsystemet
• Utarbeiding og vedlikehald av rutinar og ansvar for arkiv- og kassasjonsplan
• Opplæring, utarbeiding av rettleiarar og bistand/rettleiing til interne brukarar av sak-/arkivsystemet
• Utviklings- og forbetringsarbeid
• Sekretariatsfunksjon for politiske organ
• Deltaking i valgjennomføring
• Stedfortredar for nettsideredaktør
• Betening av telefon i ei lita del av stillinga
• Deltaking i informasjonsgruppa i krise og beredskap

 

Kvalifikasjonar

• Formell arkivkompetanse. Lang erfaring kan kompensere for manglande formell utdanning i faget.
• Høgare utdanning innan administrative fag, samfunnsfag, statsvitenskap eller anna relevant høgskuleutdanning er ønskjeleg
• Erfaring frå arbeid med arkiv i offentleg sektor er ønskjeleg
• Kjennskap til relevant lovverk er ei føremon: Arkivlova med forskrifter, Offentleglova, Forvaltningslova og Personopplysningslova/GDPR
• Kjennskap til ISO-standardane
• Gode IT-kunnskapar og gjerne kjennskap til elektronisk sak-/arkivsystem
• Kommunen har nynorsk som skriftmål og det vert stilt krav til god skriftleg og munnleg framstillingsevne

  

Personlege eigenskapar

• Strukturert og systematisk
• Sørvisinnstilt, løysings- og utviklingsorientert
• Samarbeidsvillig, positiv og fleksibel
• Gode kommunikasjonsevner på nynorsk, både munnleg og skriftleg

Personleg skikkaheit og gode samarbeids- og kommunikasjonsevner vert vektlagt.

 

Vi tilbyr

• Ein variert arbeidskvardag med spanande oppgåver
• Løn etter utdanning og erfaring i hht gjeldande tariff
• Gode pensjons- og forsikringsordningar
• Godt arbeidsmiljø og trivelege kollegaer