Rådgiver - Administrativ støtte

Folkehelseinstituttet

Forskning og utvikling

Folkehelseinstituttet har behov for å styrke administrativ støtte til forvaltning av intern drift. 

Vi har ledig en nyopprettet fast stilling som rådgiver med ulike administrative oppgaver knyttet til driftsoppfølging, informasjon- og tilrettelegging av tjenestenivå i våre arbeidslokaler. Vi søker deg som er strukturert, samarbeidsdyktig og som ønsker å bidra med administrativ støtte knyttet til den daglige driften.

Eiendom og drift har ansvar for å legge til rette for gode, fleksible og fremtidsrettede lokaler for våre over 1000 medarbeidere, som i dag er fordelt på 15 bygg i Oslo og Bergen. I tillegg har vi ansvaret for å sikre infrastruktur og tilby interne tjenester knyttet til drift av lokalene til FHI.  Avdelingen har også ansvar for intern beredskap, fysisk sikkerhet, sikkerhetssystemer og vektertjenester. Hele instituttet er våre "kunder", og kontaktflaten er bred, og omfatter mange ulike funksjoner. Dersom du trives med varierte oppgaver med stor bredde, kan dette være en spennende stilling for deg. 

Eiendom og intern drift er organisert under Instituttstab. Instituttstab består av organisatoriske enheter innen  virksomhetsstyring, økonomi; regnskap, juridiske tjenester, HR; personal og lønn og eiendom og intern drift. Den som ansettes vil ha tett kontakt og delta i nettverk med flere andre administrative og faglige ressurser i instituttet.

Stillingen vil rapportere til  avdelingsdirektør for Eiendom og intern drift.

Arbeidsoppgaver:

Koordinering og prosjekter:

  • Bistå ved større og mindre endrings- og oppgraderingsprosjekter både i plan- og gjennomføringsfasen
  • Bistå i koordineringen i arealplanlegging og -disponering av lokalene
  • Kontakt med og oppfølging av tjenesteleverandører og interne brukere innenfor avdelingens ansvarsområder
  • Koordinere innspill og avvikshåndtering på møteromsutstyr
  • Støtte til anskaffelsesprosesser, herunder avrop på rammeavtaler, bestillinger og leverandøroppfølging
  • Systematisering og kvalitetssikring av bestillinger samt avtaleadministrasjon
  • Forvaltning av avdelingens kvalitetsdokumenter og avvikssystem for å sikre kontinuerlig forbedring

Administrativ støtte:

  • Oppdatere avdelingens informasjonssider på intranett, samt løpende informasjon / kommunikasjon til alle ansatte
  • Annen praktisk og administrativ bistand ved behov, for eksempel forberedelser til møter inkludert referatføring, sørge for korrekt arkivering av f.eks. avtaler og dokumenter (P360)
  • Kontroll og attestasjon av fakturaer
  • Bidra til kontinuerlig forbedring av gjeldende rutiner og retningslinjer 

Kvalifikasjoner:

  • Relevant utdanning  fra universitet eller høgskole på bachleor nivå innen økonomi og/eller administrasjon. Lang og relevant erfaring kan kompensere for utdanningskrav
  • Det er ønskelig med erfaring fra statlig virksomhet
  • Erfaring med bruk av administrative IT-systemer, særlig Unit4 ERP, M365, Public 360 dokumenthåndteringssystem og SharePoint, vil være en fordel
  • Kjennskap til offentlige anskaffelser vil være en fordel
  • God muntlig og skriftlig formuleringsevne på norsk er nødvendig

Personlige egenskaper:

  • Du er strukturert, nøyaktig, effektiv og liker å jobbe i team
  • Kontaktskapende med gode samarbeidsevner, evne til initiativ og selvstendig arbeid
  • Evne til å tilegne seg ny kunnskap, evaluere informasjon og håndtere faglig og komplekse saksområder
  • Serviceinnstilt, fleksibel og løsningsorientert
  • Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
  • Du tåler hektiske perioder og har evne til å stå på og beholde roen når det er mange oppgaver som må løses
  • Vi vektlegger personlig egnethet og sammensetningen av vårt totale team ved ansettelsen

Vi tilbyr:

  • En spennende jobb i et institutt med stor faglig bredde og høy kompetanse 
  • Varierte arbeidsoppgaver og gode læringsmuligheter
  • Hyggelige kolleger og et godt arbeidsmiljø som er preget av samarbeid og høyt engasjement
  • Stilling som rådgiver, og lønn etter avtale i forhold til kompetanse og erfaring
  • Gode pensjonsordninger i Statens pensjonskasse   
  • Fleksible arbeidstidsordninger og gode velferdsordninger  
  • Arbeidssted i hyggelige lokaler på Myren verksted, Torshov