Er du systematisk og detaljert og god på kommunikasjon?

Regionalt utdanningssenter for leger i spesialisering HSØ (RegUt HSØ) skal bidra regionalt og nasjonalt til bedre kvalitet i spesialistutdanningen i spesialisthelsetjenesten, sammen med tilsvarende sentra i de øvrige helseregionene.

RegUt HSØ jobber for å etablere godt samarbeid om utdanning av leger, og å fremme kompetanse om veiledning, supervisjon og kompetansevurdering. Sentrale samarbeids- og dialogpartnere er utdanningsvirksomhetene, de regionale helseforetakene, øvrige regionale utdanningssentra, Helsedirektoratet og Legeforeningen.

De regionale utdanningssentrene for leger i spesialisering har et særlig ansvar for læringsaktivitetene som anbefales av Helsedirektoratet, herunder sørge for utvikling og gjennomføring av kurs for 44 spesialiteter.

RegUt HSØ er organisert i Oslo universitetssykehus, som en avdeling i stab for forsking, innovasjon og utdanning. Oslo universitetssykehus er landets største helseforetak og står for en stor del av pasientbehandling, medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge.

Nå skal vi ansette en administrasjonskonsulent. Vi ser etter deg som har interesse og engasjement for å jobbe med administrative oppgaver og som liker å holde oversikt, oppdatere systemer og besvare henvendelser. Det er viktig at du samarbeider og kommuniserer godt med andre, at du arbeider selvstendig, systematisk, løsningsorientert og effektivt, og kan håndtere høyt arbeidspress i perioder. Vi er opptatt av at du sammen med oss bidrar aktivt til å forbedre og effektivisere våre rutiner og prosesser.

Aktuelle kandidater vil bli innkalt til intervju fortløpende.

Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass med stort mangfold. Det mener vi er helt avgjørende for å løse de oppgavene som kreves av oss. Vi ønsker derfor at dette mangfoldet skal gjenspeiles blant søkerne til våre stillinger og oppfordrer alle til å søke uavhengig av hvem du er og hvilken bakgrunn du har.

Arbeidsoppgaver:

Koordinere og tilrettelegge kontakt med samarbeidspartner:

• Bidra i organisering og planlegging av seminarer og møter
  
• Kalle inn, forberede agenda og skrive referater fra noe av vår møtevirksomhet
  
• Teknisk støtte i digitale møter på Teams og Norsk helsenett
  
• Oppdatere oversikt over og kontaktinformasjon til representanter i ulike råd
  
• Betjening av felles epost/telefon
  

Løpende oppfølging og rapportering i ulike administrative systemer:

• Personalportalen
  • Registrering av ansettelsesforhold
    
  • Administrere honorar og refusjon av utgifter til kursledere og forelesere
    
• Gat
  • Opprette arbeidsplaner, registrere sykefravær for avdelingens ansatte, følge opp godkjenning av ferieuttak
• Public 360
  • Arkivering og daglig oppfølging av saksdokumenter relatert til avdelingens arbeid/kursvirksomhet
    
• Basware
  
  • Behandling av inngående faktura
    
• Iproc
  • Kommunikasjon og koordinering av avtaler med leverandører - herunder bestilling av kontorrekvisita o.l.

Andre administrative oppgaver:

• Bistå leder
• Melde inn og følge opp saker til Sykehuspartner og Oslo Sykehusservice
  
• Bistå kursadministratorer og andre kollegaer ved behov
  
• Bidra til kontinuerlig forbedring, strukturering og samordning av rutiner og retningslinjer

Stillingens ansvarsområde og oppgaver vil kunne endres i takt med behov

 

Kvalifikasjoner:

• Høyere utdanning, eventuelt relevant erfaring
  
• God skriftlig formidlingsevne
  
• God IKT-kunnskap med særlig kompetanse innenfor Microsoft 365 (Office)-verktøyene, spesielt Excel og gjerne Teams. Kjennskap til Norsk Helsenett er positivt
• Erfaring med administrasjon er ønskelig

Personlige egenskaper:

* Samarbeider godt med andre
* Gode kommunikasjonsevner
* Metodisk og systematisk
* Strukturert og detaljert


Personlige egenskaper vil bli tillagt stor vekt.

Vi tilbyr:

Blir du ansatt i RegUt HSØ, inkluderes du i en fin avdeling som jobber tett og engasjert sammen for å bidra til samfunnsoppdraget vårt.
I tillegg til stillingen som utlyses her, har vi tre kursadministratorer, tre rådgivere, en prosjektkoordinator, en utdanningskoordinerende overlege og leder.
Vi har et godt samarbeid med aktørene rundt oss og jobber alltid for å bli enda bedre i alt vi gjør. 
 
Oslo universitetssykehus er en arbeidsplass som gir mulighet for både faglig og personlig utvikling.
I RegUt HSØ er det god anledning for den enkelte til å aktivt påvirke utvikling for egne oppgaver.