Dokumentsenteret jobber for å sikre kommunens dokumentasjon etter arkivfaglige prinsipper om å bevare dokumentenes proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet. Samtidig skal andre hensyn som personvern og informasjonssikkerhet også ivaretas i dokumentfangsten.
 
Dokumentsenteret er i dag en sentral aktør innen digitaliseringsarbeidet som foregår i kommunen. Vi ser at dokumentforvaltning henger stadig tettere sammen med arbeidsprosesser, teknologiske løsninger og brukerne av løsningene, og at dette stiller mer og mer krav til oss. Dokumentsenteret må forstå prosessene som skaper dokumentasjon.
 
Vi må både drive egne anskaffelses- og utviklingsløp og delta konstruktivt inn i øvrige i organisasjonen for å finne løsninger som fungerer både i et arkiv-, saksbehandlings- og brukeropplevelsesperspektiv. Dokumentsenteret skal ila. våren ut på anskaffelse for en ny saksbehandlingsflate, noe som kan få store konsekvenser for oss både i rutineutviklings- og opplæringsøyemed. På nasjonalt hold jobbes det også med en ny arkivlov som på sikt vil få konsekvenser for måten det jobbes med dokumentforvaltning i kommunen.
 
Parallelt med utviklingsarbeid har Dokumentsenteret en daglig drift å ivareta. Vi drifter kommunens sentrale sak/arkivløsning (per i dag Public 360) og frittstående arkivkjerne (Documaster Arkiv), samt ivaretar kommunens interne og eksterne postombringing. Vi må også ha kjennskap til kommunens historiske arkiver og bistå interne saksbehandlere og innbyggere i å navigere i disse.

Arbeidsoppgaver:

Som del av et team/fellesskap forventes du å:

- delta i den daglige driften av Dokumentsenteret. Dette innebærer bl.a. innregistrering og fordeling
av post fra ulike kilder (digitale og analoge) og kvalitetssikring av registreringer foretatt av
saksbehandlere

- yte brukerstøtte og aktivt veilede saksbehandler i lovverk, rutiner og i bruken av systemene våre

- betjene innsynsforespørsler

- jobbe for en mest mulig effektiv bruk av systemene vi forvalter

- identifisere forbedringsområder og være en aktiv bidragsyter inn i et kontinuerlig utviklingsarbeid

Andre arkivrelaterte oppgaver samt endring av arbeidsoppgaver må påregnes.

 

Kvalifikasjoner:

- Relevant høyere utdanning på bachelornivå. Ved særlig relevant arbeidserfaring, og i kombinasjon med andre kvalifikasjonskrav, vil søkere som ikke oppfyller bachelorkravet også vurderes.

- God digital kompetanse

- Det teller positivt om du har praktisk erfaring eller formalkompetanse fra (du trenger ikke møte alle kravene for å være interessant):

- arkivarbeid innen offentlig forvaltning, gjerne fra en kommune eller fylkeskommune

- arbeid i en Noark-basert saksbehandlingsløsning, gjerne Public 360, fortrinnsvis som arkivar

- arbeid med dokumentasjons-/informasjonsforvaltning

- lovverk innen offentlig forvaltning

- offentlighetsvurdering av saksdokumenter

- bevarings- og kassasjonsvurderinger

- opplæring og/eller support

- Du må beherske norsk svært godt, både muntlig og skriftlig

Nyutdannede oppfordres også til å søke.

 

Personlige egenskaper:

Vi ønsker deg som:

- yter god service, også i en hektisk hverdag

- trives med driftsoppgaver, men som likevel jobber for en utvikling mot bedre og mer effektive tjenester mot saksbehandlere og innbyggere

- er fleksibel, som tar nye utfordringer og utviser initiativ

- vil bli en positiv tilvekst til arbeidsmiljøet, både sosialt og faglig

- jobber strukturert og nøyaktig samtidig som du klarer å løfte blikket og se helheten

Personlig egnethet vil bli vektlagt

 

Vi tilbyr:

Et fellesskap med 20 dyktige kolleger innen et fagområde i endring. Den rette personen vil få utviklings- og påvirkningsmuligheter. Vi holder til i moderne lokaler i nytt rådhus med kantine og garderober. Rådhuset er plassert sentralt i Sandnes med nærhet til svært gode kollektivforbindelser. Vi benytter oss for tiden i forholdsvis stor grad av hjemmekontor. Hvordan denne bruken vil være ved oppstartstidspunkt, vil sees i sammenheng med smittetrykket. Vi har imidlertid en fadderordning, og nytilsatte vil bli tett fulgt opp i starten uavhengig av arbeidssted. På Dokumentsenteret har vi også en fleksitidsordning.